WFS – WorkFlowSystem

Prozesse steuern — Informationen lenken — Entscheidungen ermöglichen.

Wir digitalisieren Arbeitsabläufe — nicht den Menschen.

WFS schafft Struktur, sorgt für Transparenz und stellt sicher,
dass die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist – für fundierte Entscheidungen und reibungslose Zusammenarbeit.

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Die Herausforderung

Herkömmliche Arbeitsabläufe scheitern oft an Unklaren Zuständigkeiten, verlorenen Informationen, unstrukturierter Kommunikation und fehlendem Gesamtüberblick für EntscheiderInnen.

WFS bringt Ihnen den Überblick zurück

Struktur statt Chaos: Prozesse werden nachvollziehbar abgebildet Transparenz: Alle Beteiligten wissen jederzeit, was, wann, von wem zu tun ist Reduktion von Fehlern: Klar definierte Schritte, Fristen und Zuständigkeiten Schnelles Onboarding: Neue Mitarbeitende sehen ihren Arbeitskontext sofort Audit-Sicherheit: Jeder Schritt ist dokumentiert und auswertbar

Was macht WFS so besonders?

Im Gegensatz zu klassischen Automatisierungslösungen fokussiert WFS auf die gezielte Steuerung menschlicher Interaktionen. Entscheidungen, Freigaben und Abstimmungen werden klar geführt, dokumentiert und nachvollziehbar gestaltet.

So entsteht ein verbindlicher Rahmen für Organisationen, die Wert auf Transparenz, Verantwortung und Prozesssicherheit legen.

Die Funktionen im Überblick

Konfigurierbare Workflows für jede Organisationseinheit
Aufgabenmanagement mit Zuweisung, Deadlines und Eskalation
Rollenkonzepte mit feinjustierbarer Berechtigungssteuerung
Kommentarfunktion
Dateianhänge und Verlinkung von Dokumenten
Versions- und Fortschrittskontrolle auf Schrittbasis
Integration von Unterschriftenmodulen, Checklisten und Formularen
Mandanten- und Standortfähigkeit

Anwendungsbereiche

Technik & Infrastruktur

Mängelerfassung und Fotodokumentation
Freigabe von Planänderungen

Verwaltung & Organisation

Anträge auf Genehmigungen, Investitionen oder Ressourcen
Eingabe- und Freigabeprozesse

Wissenschaft & Forschung

Projektanträge und Drittmittel-Einreichungen
Anlage und Freigabe von Forschungsprojekten / Studien

Unternehmen & Mittelstand

Onboarding und HR-Prozesse
Lieferantenfreigabe / Auswahlprozesse
Beschwerdemanagement / Compliance

Öffentliche Hand & Behörden

Förderansuchen
Beteiligung von Fachabteilungen bei Anträgen und Genehmigungen
Wiedervorlagen bei Fristabläufen

Bildung & Ausbildung

Meldung und Bearbeitung von Vorfällen
Ablaufkoordination von Prüfungsanmeldungen